解放軍文職招聘考試 《檔案工作實(shí)務(wù)》（一） 第一章 文件管理-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
解放軍文職招聘考試 《檔案工作實(shí)務(wù)》（一） 第一章 文件管理發(fā)布時間：2017-05-22 19:50:46《檔案工作實(shí)務(wù)》（一）第一章 文件管理第一節(jié) 文件一、文件的概念與屬性（一）文件的概念文件定義有很多種，以下列舉兩個有代表性的定義：一是學(xué)術(shù)定義；如一般教材中，文件是指社會組織和個人在各項(xiàng)活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。另一是檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的定義。如中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）的文件定義是：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。從日常使用來看， 文件 一詞通常與 文書 、 公文 混用。這里使用的文件概念，也基于公務(wù)文件的理解，即狹義文件的理解。（二）公務(wù)文件的特點(diǎn)1、公文由法定作者制發(fā)2、公文具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用3、公文具有規(guī)范的體式和特定的處理程序二、文件的種類按文件的規(guī)范性情況分為通用公文和事務(wù)文件兩類，現(xiàn)分述如下。（一）通用公文通用公文一般是指黨政機(jī)關(guān)的規(guī)范性文件。1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，規(guī)定中國共產(chǎn)黨各級各類機(jī)關(guān)使用的文種有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。2000年中華人民共和國國務(wù)院辦公廳發(fā)布（修訂）了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，規(guī)定我國各級各類國家行政機(jī)關(guān)使用的文種有13類14種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。要了解各類通用公文的使用情況，并能分別加以區(qū)分。如公報(bào)、公告和通告；決定和決議；意見、條例和規(guī)定；議案和報(bào)告；請示和批復(fù)；通知和通報(bào)等。（二）事務(wù)文件事務(wù)文件是各級機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位處理日常事務(wù)，用來溝通信息，安排計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)查研究問題，指導(dǎo)工作的一類公文。事務(wù)文件的主要文種有計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、工作要點(diǎn)、匯報(bào)提綱等。第二節(jié) 文件的形成與處理一、文件的擬寫（一）文件擬寫的基礎(chǔ)文件的擬寫過程有如下步驟：1、領(lǐng)會意圖，明確目的2、調(diào)查研究，獲取材料3、總體構(gòu)思，擬寫提綱4、起草初稿，認(rèn)真修改（二）文件擬寫的相關(guān)規(guī)范1、行文規(guī)范（1）嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍，避免不必要的行文。（2）除非確有必要，一般不越級行文，以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。（3）行文要注意隸屬關(guān)系。（4）行文應(yīng)分清主送與抄送機(jī)關(guān)（5）兩個以上的機(jī)關(guān)單位聯(lián)合各行文，其行文的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是同級機(jī)關(guān)。2、結(jié)構(gòu)規(guī)范公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。二、文書處理程序文書處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件擬出后，只有經(jīng)過處理，才能完成它的使命。（一）收文處理收文處理是指各單位圍繞所收文件進(jìn)行的一系列工作。主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等。（二）發(fā)文處理發(fā)文處理是指各單位在發(fā)文過程中圍繞著所發(fā)文件進(jìn)行的一系列工作。主要的工作程序包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等。第三節(jié) 文件整理與歸檔一、立卷（一）立卷基礎(chǔ)1、立卷的概念和含義（1）立卷的概念文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)文件之間固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程稱為立卷。2、立卷特征及其運(yùn)用立卷特征就是在立卷過程中，按文件的基本特征確定文件分類和組卷的原則和依據(jù)。文件一般有問題、作者、名稱、時間、地區(qū)、通訊者等特征。立卷特征需要靈活和結(jié)合運(yùn)用。（二）立卷環(huán)節(jié)的選擇1、部門立卷①集中式。是指機(jī)關(guān)文書部門集中立卷的模式。②部門式。是指在機(jī)關(guān)文書部門的組織下，機(jī)關(guān)的一級內(nèi)設(shè)部門分別立卷的模式。部門式又分為完全部門式和部分部門式兩種。2、文件處理部門與機(jī)關(guān)檔案室結(jié)合立卷從機(jī)關(guān)檔案室介入立卷工作的深度看，有組織型、分工型、兼職型三種基本類型。（二）立卷的準(zhǔn)備工作1、立卷工作會議參加會議人員為機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合部門（中心機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人、立卷部門人員、檔案部門負(fù)責(zé)人和機(jī)關(guān)各部門內(nèi)勤人員等。2、立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)3、文件材料的收集和清理4、機(jī)關(guān)檔案室在立卷工作中的作用（1）協(xié)助立卷部門組織立卷的準(zhǔn)備工作。（2）進(jìn)行立卷工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）為機(jī)關(guān)立卷工作提供良好的后勤服務(wù)。（三）擬訂（或修訂）立卷類目立卷類目是機(jī)關(guān)文件處理部門根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動和文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行預(yù)測，對新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預(yù)先擬制（修訂）的新年度歸檔文件的類目表，又稱為案卷類目、立卷?xiàng)l款、立卷計(jì)劃等。立卷類目的結(jié)構(gòu)包括類號、類目名稱、條款號、條款名稱、保管期限、備注等。（四）平時歸卷就是立卷人員按照當(dāng)年擬訂（或修訂）的立卷類目的要求，在日常工作中隨時將已辦理完畢的文件材料歸類、歸卷（或組卷），到年終與其他案卷一并歸檔的一種立卷方法。（五）卷內(nèi)文件的排列與編目1、排列卷內(nèi)文件文件的排列一般是采用幾個特征相結(jié)合的方法進(jìn)行，如按問題 時間、名稱 時間、作者 時間、地區(qū) 時間、通訊者 時間、文件的重要程度 時間，作者 文件重要程度等進(jìn)行排列，其中用得比較廣泛的是按文件的時間先后順序或按文件重要程度排列的方法。2、編頁（件）號3、填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄，是揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件。卷內(nèi)文件目錄主要包括以下項(xiàng)目：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。4、填寫卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表，置于卷內(nèi)文件之后，用以注明卷內(nèi)文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。卷內(nèi)備考表包括以下內(nèi)容：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。5、擬寫案卷題名案卷題名的基本結(jié)構(gòu)是：作者（責(zé)任者） 內(nèi)容（問題） 名稱（文種）。6、填寫案卷封面案卷封面包括以下項(xiàng)目：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件（頁）數(shù)、歸檔號、檔號。（六）案卷的排列與編目1、排列案卷排列案卷，就是根據(jù)一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化地排列成有機(jī)聯(lián)系的整體。排列案卷的實(shí)質(zhì)是為了保持案卷之間的聯(lián)系，更好地為立卷目的服務(wù)。按保管期限和組織機(jī)構(gòu)排列案卷是現(xiàn)行機(jī)關(guān)中最常用的兩種基本方法。2、編制案卷號編制案卷號，就是按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷號的編法也各異。3、編制案卷目錄案卷目錄，即案卷的名冊，在案卷經(jīng)過系統(tǒng)化排列后，對其逐一編號登記成冊。案卷目錄的編制可以按年度、保管期限、機(jī)關(guān)內(nèi)各內(nèi)部機(jī)構(gòu)分別編制。二、組件歸檔文件整理，即將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。這里的歸檔文件整理，即組件。（一）組件的意義1、有利于提高和控制檔案的質(zhì)量2、有利于在降低資源耗費(fèi)的同時提高歸檔文件整理的效率3、便于深化檔案信息資源的開發(fā)、利用和管理4、更適應(yīng)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理（二）組件的方法步驟1、裝訂裝訂即采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將歸檔文件以 件 為單位固定在一起。件 是指實(shí)體的文件，一般以每份文件為一件。需要注意的是：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。2、分類3、排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。4、編號編號是編制包括一組數(shù)字和字符在內(nèi)的編號項(xiàng)目，包括：全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號等。歸檔文件應(yīng)以分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置上加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。此時所編之號稱為室編件號。檔案室的檔案移交進(jìn)館時，因需要再鑒定、整理，文件的位置有所調(diào)整而根據(jù)新排序所編的件號，稱之為館編件號。上述編號項(xiàng)目中，全宗號、年度、保管期限和件號是必備項(xiàng)目，各級機(jī)關(guān)檔案部門編號時必須編制。機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)為選擇項(xiàng)。5、編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄的項(xiàng)目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、貢數(shù)和備注。6、裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。三、歸檔歸檔是辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案室（館）保存的過程。（一）歸檔范圍根據(jù)2006年12月18日頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書保管期限規(guī)定》規(guī)定。（二）歸檔時間機(jī)關(guān)文件處理部門一般應(yīng)在文件形成后第二年上半年向機(jī)關(guān)檔案部門移交歸檔。有些專門檔案可根據(jù)有關(guān)專門規(guī)定時間移交歸檔。（三）歸檔要求就是指對歸檔的檔案文件和有關(guān)材料的質(zhì)量要求。主要內(nèi)容有：歸檔的檔案文件和有關(guān)材料應(yīng)齊全、完整；歸檔的檔案文件和有關(guān)材料應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范；按時歸檔；嚴(yán)格辦理歸檔交接手續(xù)等。（四）歸檔工作內(nèi)容和步驟包括編制移交有關(guān)目錄、撰寫立卷（或組件）說明、移交等工作?！稒n案工作實(shí)務(wù)》（二）第二章 檔案管理（上）第一節(jié) 檔案收集一、檔案收集的內(nèi)容和要求檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動。（一）檔案收集的內(nèi)容檔案收集的內(nèi)容，可以分為兩個層次：一是檔案室的收集，即檔案室接收本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)所形成的檔案；二是檔案館的收集，即檔案館接收各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，向社會征集檔案等。（二）檔案收集的要求檔案收集的基本要求是：科學(xué)組織，信息完整，結(jié)構(gòu)優(yōu)化，標(biāo)準(zhǔn)控制。二、檔案室的收集（一）加強(qiáng)對歸檔制度的宣傳（二）對文件形成的超前控制（三）對文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)（四）全面檢查歸檔案卷的質(zhì)量（五）加強(qiáng)平時收集工作三、檔案館的收集（一）檔案館的收集范圍檔案館收集工作的基本指導(dǎo)思想是，在維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)檔案分級管理的原則，將應(yīng)該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究價(jià)值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地收集進(jìn)館，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。1、各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立后檔案的范圍；2、各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立前檔案的范圍；3、中央和地方各級專門性國家檔案館接收檔案的范圍。（二）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案是各級綜合性檔案館館藏的主要來源，接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室移交的檔案，是檔案館收集工作的主要任務(wù)。1、接收期限根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定： 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。2、接收要求進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，并按規(guī)定整理好。一個機(jī)關(guān)形成的全部檔案作為一個整體，統(tǒng)一移交給一個檔案館，不能隨意分散；進(jìn)館的檔案要齊全完整，進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理，正確劃分保管期限，具有長久保存價(jià)值；立檔單位編制的組織沿革、全宗指南、檢索工具和有關(guān)資料應(yīng)隨同檔案一起接收；交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并在交接文據(jù)上簽名蓋章。3、接收方法檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案主要有兩種方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)按照接收期限，將已到期的檔案每年向檔案館移交一次。間隔時間由檔案館確定，一般為3年或5年。（三）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收我國經(jīng)濟(jì)、政治、文化等體制改革和行政區(qū)劃的變動，必須會帶來機(jī)構(gòu)的變動。機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位一旦撤銷，其全部檔案應(yīng)清理后移交國家檔案館。撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收要求與現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案一樣。（四）重大活動檔案的接收重大活動檔案，是指在重大活動過程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。根據(jù)規(guī)定，重大活動的組織承辦單位或者承擔(dān)組織、承辦主要工作的單位，應(yīng)當(dāng)自重大活動結(jié)束之日起4個月內(nèi)，向同級國家檔案館移交重大活動檔案；因特殊情況需要延期移交檔案的，須經(jīng)同級檔案行政管理部門同意。重大活動中形成的全部檔案獨(dú)立構(gòu)成全宗，檔案的編目、鑒定等工作，由接收檔案的國家檔案館按照檔案整理規(guī)則進(jìn)行。（五）社會散存檔案的征集所謂征集，是指檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動，這也是豐富檔案館館藏資源的途徑之一。征集的途徑包括：征集個人保存的歷史檔案；向有關(guān)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體征集檔案；向有關(guān)國家和地區(qū)征集歷史檔案；向圖書館、博物館、紀(jì)念館等文化部門征集檔案。征集的主要方法有接受捐贈、有償征集、國家收購和征購、交換等。第二節(jié) 檔案整理一、檔案整理概述檔案整理，就是按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。（一）檔案整理的類型檔案整理可以分為以下三種類型：1、系統(tǒng)排列和編目；2、局部調(diào)整；3、全過程整理（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使這構(gòu)成一個有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。（三）檔案整理的原則檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。1、保持文件之間的歷史聯(lián)系所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)充分利用原有的整理基礎(chǔ)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案蜀慣稱的 充分利用原基礎(chǔ) 。3、便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。二、全宗（一）全宗的概念全宗的一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。（二）立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：1、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對外行文；2、是一個的會計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；3、設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)人員，有一定的人事任免權(quán)。其中，第一個條件是首要的，必要的條件，后兩個是補(bǔ)充條件。（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響1、政權(quán)更迭的全宗處理2、立檔單位其他變化發(fā)生根本性變化的全宗處理3、立檔單位其他變化情況的全宗處理（四）全宗的補(bǔ)充形式1、聯(lián)合全宗；2、匯集全宗；3、檔案匯集（五）判定檔案所屬全宗判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對于那些沒有標(biāo)明作者或收受者的 無頭無尾 文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證，綜合判定其所屬全宗。三、全宗內(nèi)檔案的分類（一）分類的基本要求全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。分類應(yīng)遵循以下基本要求：1、客觀性；2、邏輯性；3、可操作性（二）常用的分類方法檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱 分類標(biāo)準(zhǔn) 、 分類原則 或 分類特征 。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：1、年度分類法；2、組織機(jī)構(gòu)分類法；3、問題分類法；4、門類分類法（三）分類方案的編制所謂分類方案，就是標(biāo)列各個層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱 分類大綱 。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。1、機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制，應(yīng)以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分法。2、企業(yè)全宗分類方案的編制根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級類目。四、檔號和案卷目錄的編制（一）檔號編制原則檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔案的編制應(yīng)遵循以下原則：1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩(wěn)定性原則；4、擴(kuò)充性原則；5、簡單性原則。（二）檔號的結(jié)構(gòu)根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結(jié)構(gòu)。（三）檔號的編制方法1、全宗號的編制方法全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。2、案卷目錄號的編制方法案卷目錄號以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。3、類別號的編制方法類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。類別號一般不應(yīng)超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。4、項(xiàng)目號的編制方法項(xiàng)目號一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號。5、案卷號的編制方法案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。6、件號的編制方法件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不應(yīng)有空號。件號的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。7、頁（張）號編制方法頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。（四）案卷目錄的編制案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。第三節(jié) 檔案鑒定一、檔案鑒定概述（一）檔案鑒定的內(nèi)容檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過程。當(dāng)前檔案界人士通稱的檔案鑒定主要指的檔案價(jià)值鑒定。我國現(xiàn)階段的檔案價(jià)值鑒定的內(nèi)容分為三個方面：一是歸檔鑒定。二是保管期限鑒定。三是到期鑒定。（二）檔案價(jià)值鑒定的原則1、從國家和人民的整體利益出發(fā)；2、全面的觀點(diǎn)；3、歷史的觀點(diǎn)；4、發(fā)展的觀點(diǎn)。（三）檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)可分為自身屬性標(biāo)準(zhǔn)、社會需求標(biāo)準(zhǔn)和相對價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。其中自身屬性標(biāo)準(zhǔn)又包括職能標(biāo)準(zhǔn)、來源標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和形式標(biāo)準(zhǔn)等。二、檔案保管期限表檔案保管期限表，就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案管理期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。（一）檔案保管期限表的類型1、通用檔案保管期限表（又稱標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表）；2、專門檔案保管期限；3、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表；4、同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表；5、機(jī)關(guān)檔案保管期限表。（二）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目。（三）檔案保管期限的劃分檔案保管期限是指對檔案劃定的存留年限。根據(jù)國家現(xiàn)行規(guī)定，文書檔案的保管期限分永久和定期兩種，其中定期又可分為30年、10年。永久保存，就是無限期地盡可能長遠(yuǎn)地保存下去。定期保存的計(jì)算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。三、檔案鑒定的組織和方法（一）檔案鑒定的組織檔案鑒定組織的任務(wù)是，組織編制和審查檔案保管期限表；組織和指導(dǎo)本館、本機(jī)關(guān)檔案鑒定工作；討論審查 檔案鑒定報(bào)告 和 檔案銷毀清冊 ；對檔案的存毀作出決定，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案鑒定的方法檔案鑒定的方法是直接鑒定法，即直接、具體地審查檔案。直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐卷逐件逐頁地審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、題名、可靠程度等方面，全面考察分析其價(jià)值。而不是僅根據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷題名來判定檔案的價(jià)值。直接鑒定法一般以案卷為基本單位進(jìn)行。（三）檔案銷毀檔案銷毀是指經(jīng)過鑒定對失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過程。機(jī)關(guān)銷毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊。經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字?！稒n案工作實(shí)務(wù)》（三）第三章 檔案信息資源的開發(fā)利用第一節(jié) 檔案信息資源開發(fā)利用概述一、檔案信息資源開發(fā)利用的含義檔案信息資源開發(fā)利用是指檔案館（室）根據(jù)特定利用者的需求或社會需求，將館（室）藏的靜態(tài)檔案信息通過查找、篩選、加工、編輯等手段變?yōu)閯討B(tài)信息，通過一定渠道傳播給利用者并被利用者接受的過程。它是檔案工作的目的和歸宿。二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則檔案信息資源開發(fā)利用需遵循服務(wù)原則、開放原則、法制原則和效益原則，其中，服務(wù)原則是總的指導(dǎo)思想，開放原則與法制原則是開發(fā)利用工作健康發(fā)展的必要保證，而堅(jiān)持效益原則是確保開發(fā)利用工作取得成效的關(guān)鍵。三、檔案信息資源開發(fā)利用的主要內(nèi)容根據(jù)國家檔案局2005年2月印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》，檔案信息資源開發(fā)利用的主要內(nèi)容包括不斷充實(shí)檔案信息服務(wù)的內(nèi)容；充分利用網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)；構(gòu)建政府內(nèi)部檔案信息共享平臺；加強(qiáng)檔案利用場所和設(shè)施建設(shè)；推進(jìn)檔案信息產(chǎn)品專題開發(fā)和加工；加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)；重視檔案信息增值服務(wù)工作；促進(jìn)檔案信息服務(wù)業(yè)的形成等八個方面。第二節(jié) 檔案信息資源開發(fā)利用的途徑和方法一、檔案信息資源開發(fā)利用的基本途徑檔案信息資源開發(fā)利用的途徑是指檔案館（室）滿足檔案用戶需求的基本工作形式。按開發(fā)利用工作的對象劃分，可分為提供檔案原件、提供檔案副本或復(fù)制品、提供檔案信息加工品等途徑；按開發(fā)利用工作的渠道劃分，可分為檔案信息查閱服務(wù)、政府信息公開查閱服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)利用、檔案資料編研出版、檔案展覽和社會宣傳教育等途徑。二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本方法檔案信息資源開發(fā)利用的方法是檔案部門為滿足檔案用戶需求所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前常用的開發(fā)利用方法主要有檔案借閱、檔案開放、檔案公布、檔案展覽、檔案編研等。三、檔案借閱檔案借閱是檔案館（室）通過提供檔案為直接利用者服務(wù)的一種檔案信息資源開發(fā)利用的方法，包括檔案閱覽、檔案復(fù)制、檔案外借、檔案證明、檔案咨詢等具體形式。（一）檔案閱覽檔案閱覽是指檔案館（室）根據(jù)利用者的查檔需求，在閱覽室提供相應(yīng)的檔案資料的一項(xiàng)工作，這是檔案館（室）最基本、最常用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。閱覽室是指檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專門場所。一般來說，檔案室應(yīng)設(shè)單獨(dú)閱覽室，檔案館應(yīng)設(shè)開放閱覽室和內(nèi)部閱覽室，并視情況設(shè)置縮微膠片閱覽室、音像閱覽室、機(jī)讀閱覽室等。檔案館（室）必須依照《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》以及其他法律法規(guī)明確檔案查閱利用條件和手續(xù)，并依法開展提供檔案查閱利用服務(wù)。（二）檔案外借檔案外借是為滿足某些特殊的利用需求，檔案館（室）暫時將檔案借出館（室）外使用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。檔案一般不外借。（三）檔案證明檔案證明是指依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。出具檔案證明要以引述或節(jié)錄檔案原文為主要編寫方法，保證內(nèi)容的準(zhǔn)確、真實(shí)、客觀。（四）檔案咨詢檔案咨詢是指檔案館、檔案室答復(fù)利用者詢問、指導(dǎo)和幫助其利用的活動。按利用者提出的問題劃分，檔案咨詢可分為指導(dǎo)性咨詢、文獻(xiàn)專題咨詢、專項(xiàng)事實(shí)或數(shù)據(jù)的咨詢等三種主要類型。（五）檔案利用統(tǒng)計(jì)分析檔案利用統(tǒng)計(jì)分析就是運(yùn)用各種科學(xué)方法，對經(jīng)過整理的反映檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行周密的分析研究，根據(jù)具體的數(shù)量關(guān)系，探討檔案利用工作的特點(diǎn)，揭示檔案利用工作的發(fā)展規(guī)律和存在的問題，提出解決問題的辦法，做出科學(xué)的預(yù)測和結(jié)論。四、檔案開放檔案開放是檔案館將達(dá)到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類的檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。《浙江省國家檔案館管理辦法》規(guī)定，國家檔案館的下列館藏檔案，應(yīng)當(dāng)向社會開放，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私以及按國家規(guī)定不宜開放的除外：1. 建國以前形成的檔案；2. 建國以后形成的檔案，時間已滿30年的；3. 屬于政府信息公開范圍的檔案；4. 經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動形成的檔案；5. 重大活動檔案，進(jìn)館滿6個月的。開放檔案意義重大，為積極穩(wěn)妥推進(jìn)這項(xiàng)工作，需要按照國家有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好開放鑒定工作和開放前的準(zhǔn)備工作，其中特別要依照《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制范圍的暫行規(guī)定》要求，在權(quán)限內(nèi)做好館藏檔案的解密和劃分控制范圍的工作。五、檔案公布檔案公布是指將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過某種形式首次公布于眾。檔案公布有嚴(yán)格的審批程序和審批權(quán)限。《檔案法》規(guī)定，屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布；集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布；對于單位和個人寄存在國家檔案館的檔案，由寄存者決定是否公布?！稒n案法》規(guī)定檔案公布的形式主要有七種：通過報(bào)紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表；通過電臺、電視臺播放；通過公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播；在公開場合宣讀、播放；出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編；公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。第三節(jié) 檔案編研一、檔案編研概述檔案編研屬于深層次的檔案信息資源開發(fā)利用方法，具有研究性、思想性、政策性等特點(diǎn)。并隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和廣泛運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)編研正日益引起檔案工作者的關(guān)注。二、檔案編研的選題選題是檔案編研工作的首要環(huán)節(jié)。一般來說，選題必須依據(jù)三個條件，一是考慮社會需要，包括選題的現(xiàn)實(shí)性、戰(zhàn)略性、新穎性和預(yù)見性，二是依據(jù)檔案文獻(xiàn)基礎(chǔ)，發(fā)揮館（室）藏檔案文獻(xiàn)優(yōu)勢，考慮檔案文獻(xiàn)的史料價(jià)值，三是編輯力量，考慮能完成編研成果的人力資源情況和經(jīng)費(fèi)、時間等等支撐條件。三、檔案編研的選材四、檔案編研材料的加工（一）加工的內(nèi)容和方法1. 原文轉(zhuǎn)錄：主要有全文轉(zhuǎn)錄、原文節(jié)錄和綜合提煉等三種形式。2. 格式加工：對檔案原件中的標(biāo)記、批語、特定行文款式等在轉(zhuǎn)錄過程中規(guī)范其轉(zhuǎn)錄格式。3. 點(diǎn)校加工：主要有標(biāo)點(diǎn)、分段、文字的校正和恢復(fù)。4. 擬制或修改標(biāo)題，使之能準(zhǔn)確、概括反映檔案文獻(xiàn)的主要內(nèi)容。（二）分類編排分類編排是把編研成果內(nèi)的檔案文獻(xiàn)或內(nèi)容按一定原則組成一個具有一定邏輯關(guān)系的有機(jī)整體，包括確定體例、檔案文獻(xiàn)的分類和排列。（三）輔文編寫檔案編研成果的輔文根據(jù)其性質(zhì)和功能，可分為注釋、按語、序言等評述性材料，年表、插圖、備考、編輯說明等查考性材料，以及目錄、索引等檢索性材料。1. 編輯說明2. 序言3. 目錄目錄是按編研成果的編排體例和檔案史料的排列順序，列出其標(biāo)題或分類特征，并注明其在編研成果中的準(zhǔn)確頁次的一種檢索性輔助材料。它是任何類型的編研成果中都不可缺少的部分。檔案編研成果的目錄，可分為簡要目錄和詳細(xì)目錄兩種類型。4. 注釋注釋，又稱注或注解，是對檔案文獻(xiàn)中不易被利用者所理解的某些文字和內(nèi)容的揭示和加工情況的說明。注釋的種類很多，根據(jù)注釋對象和注文性質(zhì)的不同，可分為內(nèi)容注釋、文字注釋和有關(guān)情況的注釋等。注文的位置比較靈活，一般有夾注、腳注、篇后注和書后注。五、常用檔案編研材料的類型及編輯（一）檔案文獻(xiàn)匯編檔案文獻(xiàn)匯編是按照一定的題目對檔案文獻(xiàn)原文材料的收集、挑選、編輯和評介而編制的一種檔案編研成果，是我國檔案部門開展編研工作的最基本形式，具有原始性、專題性和系統(tǒng)性、易讀性的特點(diǎn)。檔案文獻(xiàn)匯編一般由匯編題名、編輯說明、目錄和正文（即檔案原文）等構(gòu)成，而正文以全錄式轉(zhuǎn)錄為主，按一定體例進(jìn)行編排。根據(jù)選題不同可分為法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、會議文件匯編、專題文件匯編等主要類型。（二）檔案參考資料檔案參考資料是檔案部門根據(jù)一定的題目對館（室）藏檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究、綜合、加工而編寫的一種檔案編研成果，具有問題集中、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字簡便、概括性強(qiáng)的特點(diǎn)。根據(jù)檔案參考資料的性質(zhì)不同可分為大事記、組織沿革、專題概要、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、年鑒等主要類型。第四節(jié) 檔案展覽一、檔案展覽概述檔案展覽是指按一定主題展示檔案的活動，按照展期長短，可分為長期性的檔案展覽和臨時性的檔案展覽兩種。二、檔案展覽的籌辦（一）編寫展覽大綱檔案展覽選題必須綜合考慮展覽的目的、檔案的特點(diǎn)、廣大受眾群體的需求和人才隊(duì)伍以及經(jīng)費(fèi)狀況等諸多因素。檔案展覽的展品主要有文字材料、圖表照片、實(shí)物標(biāo)本、音像制品等。展品的挑選應(yīng)遵循真實(shí)性、典型性、適應(yīng)性、外在表現(xiàn)力等原則。編寫展覽大綱、展覽說明和講解詞。展覽大綱是根據(jù)展覽主題的內(nèi)容范圍和展品的狀況提出的具有一定邏輯聯(lián)系的，能反映主題和各個綱要的展品內(nèi)容、展示形式的具體方案。（二）布展布展是將檔案展覽付諸實(shí)施的重要環(huán)節(jié)，具體可分為展覽設(shè)計(jì)、展品制作和展板、展柜制作、環(huán)境設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)。（三）展覽宣傳展覽宣傳的主要目的是擴(kuò)大影響，引起社會廣泛關(guān)注，吸引觀眾參觀展覽。可通過借助媒體宣傳、展覽周圍環(huán)境宣傳、編印發(fā)放展覽宣傳資料等途徑做好檔案展覽的宣傳工作。（四）展覽服務(wù)展覽服務(wù)是檔案展覽順利開展的重要保障，一般包括講解服務(wù)、咨詢服務(wù)、其他服務(wù)等幾個方面。（五）展覽觀眾的組織與管理展覽觀眾的組織與管理包括開幕式的組織與管理、展覽的日常管理兩部分。第五節(jié) 檔案館社會服務(wù)功能拓展一、政府信息公開查閱場所建設(shè)各級國家檔案館應(yīng)按照《政府信息公開條例》規(guī)定，認(rèn)真做好政府信息公開的查閱服務(wù)工作，應(yīng)設(shè)置政府信息公開查閱場所，積極為社會各界和人民群眾主動提供公開的政府信息。被確定為政府信息公開申請受理點(diǎn)的檔案館應(yīng)制定政府信息公開申請受理制度，公布政府信息公開申請受理、轉(zhuǎn)送、審批和答復(fù)程序，建立暢通的政府信息公開申請轉(zhuǎn)送審批機(jī)制。根據(jù)浙江省檔案局制定了《浙江省國家綜合檔案館政府信息公開查閱場所建設(shè)規(guī)范（試行）》的規(guī)定，檔案館政府信息公開查閱場所建設(shè)的內(nèi)容主要包括條件建設(shè)、制度建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)。二、愛國主義教育基地建設(shè)國家檔案館愛國主義教育基地是指經(jīng)各級黨委、政府或者相關(guān)部門批準(zhǔn)命名、公開掛牌，由國家檔案館管理，以館藏檔案為主要資源，向社會開展愛國主義、革命傳統(tǒng)教育和國情、省情、市情、區(qū)情、縣情教育及科技文化知識教育的活動場所。根據(jù)2005年國家檔案局發(fā)布的《國家檔案館愛國主義教育基地工作規(guī)范》的規(guī)定，檔案館愛國主義教育基地建設(shè)包括內(nèi)容建設(shè)、制度建設(shè)和場地建設(shè)三個方面。三、檔案網(wǎng)站建設(shè)檔案網(wǎng)站是指基于互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息資源進(jìn)行集成并提供有關(guān)檔案信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)，是一個開放性服務(wù)窗口，包括檔案信息服務(wù)、宣傳、網(wǎng)上辦事功能、和交流等基本功能。檔案網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)以科學(xué)定位、專業(yè)特色、視覺美化、方便實(shí)用為原則，著重做好內(nèi)容設(shè)計(jì)，體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的不同個性。《檔案工作實(shí)務(wù)》（四）第四章 電子文件管理第一節(jié) 電子文件概述一、概念電子文件是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。二、電子文件?gòu)成要素電子文件由內(nèi)容信息、背景信息與結(jié)構(gòu)信息三大基本要素構(gòu)成，其中，（一）內(nèi)容信息是指文件中所表達(dá)的對象，包含表達(dá)作者意圖的信息；（二）背景信息是對有關(guān)文件及形成、維護(hù)文件的管理背景的描述信息；（三）結(jié)構(gòu)信息是指文件內(nèi)容信息所依托的載體和所呈現(xiàn)形式的信息。三、電子文件的特點(diǎn)（一）信息的非人工識讀性及系統(tǒng)依賴性（二）信息與載體的可分離性（三）信息的流動性與不穩(wěn)定性（四）信息存取的不可靠性四、電子文件的種類根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，電子文件以劃分為不同的類別：（二）按文件功能可分為主文件、支持性文件、輔助性或工具性文件；（三）按文件生成方式可分為數(shù)字化文件、原始數(shù)字文件；（四）按組成方式可分為簡單文件、復(fù)合文件、復(fù)雜文件。第二節(jié) 電子文件管理概述一、電子文件管理原則（一）全程管理原則根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進(jìn)行連貫、一致的管理。（二）前端控制原則對整個管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。（三）真實(shí)性保障原則要求文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后保持不變。（四）完整性保障原則（五）可讀性保障原則要求文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識讀、理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。（六）風(fēng)險(xiǎn)管理原則通過對電子風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，采用合理的技術(shù)、方法對電子文件風(fēng)險(xiǎn)加以防范和控制，以最小的成本獲得最大的電子文件安全保證。（七）技術(shù)與管理手段結(jié)合原則電子文件管理技術(shù)手段與管理措施需要密切配合：技術(shù)手段是確保電子文件真實(shí)、可靠的工具；嚴(yán)格的管理是保證技術(shù)措施可行與實(shí)現(xiàn)電子文件生命周期全過程控制的保障措施。二、電子文件管理模式（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理模式1、分散式管理電子文件分散地保管在各文件形成部門，歸檔保存的是由電子文件轉(zhuǎn)換而來經(jīng)正式簽署的紙質(zhì)文件的管理模式。2、集中式管理在機(jī)構(gòu)內(nèi)部有統(tǒng)一的部門歸口負(fù)責(zé)管理機(jī)構(gòu)所有的電子文件。一般來說，歸口部門有檔案部門和信息技術(shù)部門。信息技術(shù)部門統(tǒng)一管理電子文件無法真正保障電子文件的真實(shí)性、完整性與長期可讀性。3、文檔一體化管理根據(jù)全程管理和前端控制原則，不再強(qiáng)調(diào)文件、檔案界限改而采取一體化管理的方式。文檔一體化管理最佳實(shí)現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件全生命周期的電子文件管理系統(tǒng)。（二）檔案館電子文件管理模式（三）集中式保管對于失去現(xiàn)行價(jià)值的文件移交檔案館，由檔案館進(jìn)行長期管理的保管模式。加拿大英屬哥倫比亞大學(xué)學(xué)派是集中式保管的倡導(dǎo)者，美國、英國等國國家檔案館采取這一模式。1、分布式保管文件形成機(jī)構(gòu)自始至終保管自己形成的電子文件，檔案館可對非現(xiàn)行電子文件保管提供指導(dǎo)和幫助，并具有一定的控制權(quán)的保管模式。美國匹茲堡大學(xué)學(xué)派是分布式保管的倡導(dǎo)者，90年代中后期澳大利亞國家檔案館采取了分布式保管模式，2000年后又重新采納了集中式保管模式。在上述兩種方案的基礎(chǔ)上，有人提出了集中式與分布式結(jié)合的 自由進(jìn)館原則 。三、電子文件管理規(guī)范（一）電子文件管理法規(guī)目前世界上沒有專門針對電子文件的獨(dú)立法律，而是以其他法律中涉及電子文件及其管理相關(guān)的條款為主。1．電子文件相關(guān)的法律問題主要有：（1）電子文件的法律證據(jù)效力；（2）電子文件管理與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)；（3）電子文件管理與隱私權(quán)保護(hù)。2．電子文件法規(guī)特點(diǎn)（1）分散性；（2）不配套性；（3）模糊性。（二）電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)1、國外電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)前電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容涵蓋范圍廣，主要有文件管理標(biāo)準(zhǔn)、文件流程分析標(biāo)準(zhǔn)、功能需求標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、長久保存標(biāo)準(zhǔn)等。目前世界范圍內(nèi)較為著名的國際標(biāo)準(zhǔn)主要有：《信息與文獻(xiàn)-文件管理》（ISO15489）、《信息與文獻(xiàn)-文件管理流程-文件元數(shù)據(jù)-原則》（ISO/PDTR 23081）、《信息與文獻(xiàn)-文件工作流程分析》（ISO/TR 26122）、《開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型》（ISO14721）等。2．我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)主要可以分為：（1）與電子文件相關(guān)的信息處理標(biāo)準(zhǔn)，如《信息技術(shù) 文件描述和處理語言 超文本置標(biāo)語言（HTML）》（GB/T18792-2002）等。（2）電子公文、電子文件標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）等。（3）電子科技文件標(biāo)準(zhǔn)，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）等。（三）電子文件管理制度電子文件管理制度是指國家或機(jī)構(gòu)為電子文件管理而制定的包括政策、指南、準(zhǔn)則在內(nèi)的規(guī)范，可以分為綜合性制度與專項(xiàng)制度。第三節(jié) 電子文件管理一、電子文件的收集（一）原則電子文件收集的范圍可按照國家關(guān)于文件歸檔范圍的現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行，但還應(yīng)考慮到以下因素：1． 文件的復(fù)雜程度2． 文件的管理要求（二）具體要求1．記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。2．當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施保證電子文件不被非正常改動，并將其存儲于脫機(jī)保存的載體上。3．對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。5．計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。6．定期制作電子文件的備份，并對電子文件進(jìn)行登記，登記信息與電子文件一同保存。二、電子文件的鑒定(一)鑒定內(nèi)容電子文件的鑒定包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩方面。1．內(nèi)容鑒定：就是判定其價(jià)值和確定保管期限，與傳統(tǒng)檔案鑒定含義相同。2．技術(shù)鑒定：對電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面的檢查，鑒定內(nèi)容包括真實(shí)性鑒定、完整性鑒定、可讀性鑒定、無病毒鑒定、介質(zhì)狀況檢查等。(二)鑒定步驟1．確定電子文件保管期限2．對電子文件鑒定過程進(jìn)行記錄和監(jiān)控三、電子文件的歸檔電子文件歸檔可以依照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范執(zhí)行。(一)歸檔范圍歸檔范圍應(yīng)參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定。此外，還要結(jié)合電子文件特點(diǎn)，將下列材料納入歸檔范圍：1． 歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式和有關(guān)元數(shù)據(jù)；2． 與電子文件有聯(lián)系的其他形式重要的文件，如紙質(zhì)文件、縮微膠片等；3． 電子文件歸檔時某些環(huán)節(jié)的成果。(二)歸檔方式電子文件歸檔包括邏輯歸檔和物理歸檔：1． 邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。2． 物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。（二）歸檔時間歸檔時間可以分為實(shí)時歸檔和定期歸檔：1．實(shí)時歸檔指電子文件形成后立即歸檔。2．定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時間之后再向檔案部門移交。（三）歸檔具體要求1．凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。2．把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。4．存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。5．特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。6．將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。7．歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁，以件為單位填寫續(xù)頁。8．對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。9．歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。四、電子文件的著錄(一)特點(diǎn)1．全要素2．全過程3．綜合性(二)實(shí)施1．文件級以及案卷級的著錄工作一般應(yīng)由電子文件形成部門完成。檔案部門對于文件級和案卷級著錄工作仍負(fù)有指導(dǎo)和補(bǔ)充的責(zé)任。2．案卷級以上的電子文件著錄一般則由檔案部門完成。3．電子文件著錄結(jié)果應(yīng)當(dāng)制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。(三)元數(shù)據(jù)1.含義元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，如文件格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、等數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)與著錄信息有聯(lián)系又有區(qū)別。2．特點(diǎn)（1）整體性（2）層級性（3）相對穩(wěn)定性和動態(tài)性（4）共享性（5）鏈接性3．種類及要素根據(jù)信息特點(diǎn)、價(jià)值、服務(wù)對象等因素，元數(shù)據(jù)可以劃分為不同的類別，目前世界上已經(jīng)形成了一些有代表性的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。4．元數(shù)據(jù)作用（1）解決電子文件長期可用、真實(shí)性、完整性三大難題的重要手段；（2）改善現(xiàn)有的電子文件管理模式和方法；（3）降低電子文件管理的風(fēng)險(xiǎn)；（4）改進(jìn)電子文件的檢索和利用；（5）為分布式數(shù)字檔案館信息組織提供了整合的工具和紐帶；（6）支持電子文件信息資源的開發(fā)。5．元數(shù)據(jù)的管理（1）一體式：即元數(shù)據(jù)與信息對象捆綁為一體，兩者在物理上不分離，一起存儲、流轉(zhuǎn)和傳遞。（2）分體式：元數(shù)據(jù)與信息對象分開管理，元數(shù)據(jù)一般存儲與服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，而信息對象在信息管理系統(tǒng)中運(yùn)行，采用指針將兩者聯(lián)系在一起。（3）混合式：將重要、常用的元數(shù)據(jù)與信息對象捆綁在一起，而對于不常用的元數(shù)據(jù)采用分體式封裝。五、 電子文件的處置處置方式一般三種：(一)銷毀(二)在本機(jī)構(gòu)電子文件保存系統(tǒng)內(nèi)長期保存(三)向檔案部門移交五、電子文件的保管（一）特點(diǎn)1．保管和日常維護(hù)的技術(shù)難度增加2．電子文件管理成本增加3．結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響文件的真實(shí)性、完整性與系統(tǒng)性4．電子文件的共享性給信息保管帶來不安全因素5．電子文件原始性確認(rèn)難度較大（二）電子文件載體保護(hù)電子文件載體保護(hù)可以在參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》來開展。1．歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。（3）存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。（4））環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。2．對電子文件的有效性進(jìn)行保證，具體要求：（1）歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。（2）對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。（3）對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。（4）檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。（三）電子文件信息保護(hù)電子文件信息保護(hù)的主要措施有：1．信息安全防范2．信息加密技術(shù)3．信息認(rèn)證技術(shù)，包括數(shù)字簽名技術(shù)、身份識別技術(shù)、信息認(rèn)證等。4．防治計(jì)算機(jī)病毒5．信息備份6．網(wǎng)絡(luò)安全（四）電子文件的長久保存選擇合適的載體、數(shù)據(jù)格式、制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)用元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理是實(shí)現(xiàn)電子文件長久保存的基礎(chǔ)性工作，除此以外還應(yīng)當(dāng)選擇長久保存的技術(shù)（解決方案），當(dāng)前主要有：1．更新2．仿真
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